Oracle economisește timp, bani și efort printr-o upgradare globală a statelor de plată în cloud
Datorită Oracle Cloud, Oracle Global Payroll Operations poate reduce costurile cu 22% și durata rulării statelor de plată de la 12 ore la doar 10 minute.
“Trecerea la Oracle Payroll în cloud ne aduce mai aproape de viziunea unui proces de salarizare complet automatizat. De asemenea, utilizarea Oracle Cloud Infrastructure și a Fusion Cloud Applications ne permite să transformăm operațiunile de salarizare dintr-un set de tranzacții într-un activ de business complementar al Oracle.”
Provocări de afaceri
Oracle Global Payroll Operations procesează anual 10 miliarde USD ca salarii și 5 miliarde USD ca impozite, pentru cei 133.000 de angajați ai Oracle. Unitatea cuprinde 155 de profesioniști, care lucrează din cinci centre regionale, gestionând plata și beneficiile din 163 de entități juridice, în 17 limbi.
Pentru a rula salarizarea globală și fluxurile de lucru asociate, echipa a utilizat o varietate de soluții. Doar aproximativ 40% din încărcările de date și distribuirile de fluxuri de lucru au fost automatizate. Restul de 60% necesitau extragerea de informații dintr-un sistem de salarizare terț, manual, existând un risc considerabil de erori. De asemenea, echipa a încărcat date din numeroase formulare deconectate - inclusiv e-mailuri, documente, foi de calcul și fișiere PDF.
Aceasta a însemnat că echipa și-a irosit timpul și eforturile în procese de rutină și izolate - existând mereu pericolul ca unele companii să rateze termenele limită pentru plata salariilor. Lipsa integrării și limitarea capacităților fiecărui sistem moștenit au întârziat echipa internă - și chiar au amenințat acuratețea și punctualitatea tuturor statelor de plată.
Echipa de salarizare a decis să treacă la tehnologia cloud și pachetul de aplicații de la Oracle, pentru a avea un sistem de salarizare standardizat și eficient. Deținerea mai multor funcții puternice bazate pe cloud într-o singură suită de produse ar fi asigurat integrarea, accelerarea și îmbunătățirea întregului proces de salarizare.
După ce am trecut întreaga stivă la Oracle Cloud, rulăm salarizarea în 10 minute, nu în 10 - 12 ore.
De ce Oracle a ales Oracle Payroll
Având nevoie de o platformă pentru state de plată configurabilă, securizată și fiabilă - cu un singur set de procese și soluții interconectate - Oracle Global Payroll Operations a migrat la aplicațiile Oracle Cloud Infrastructure (OCI) și Oracle Fusion Cloud.
Coloana vertebrală a sistemului este Oracle Payroll, parte a Oracle Fusion Cloud Human Capital Management (HCM). Oracle Payroll distribuie un singur model de date către alte aplicații Oracle Cloud HCM, inclusiv Oracle Time and Labor și Oracle General Ledger. Astfel, informațiile sunt transmise imediat și fără probleme în întreaga companie, iar utilizatorii finali beneficiază de o interfață standard și intuitivă. Există, de asemenea, un set de îmbunătățiri periodice, inclusiv actualizări legislative și remedieri trimestriale ale erorilor.
În plus, Oracle Payroll oferă soluții încorporate pentru corectarea erorilor, îndrumări privind cele mai bune practici, precum și standardizare și conformitate la nivel global. Fiind o platformă unică, completă și cu multe caracteristici, pachetul Oracle acceptă și capacități pentru state de plată și localizarea impozitelor din zeci de țări - printre altele.
Prin standardizarea pe o stivă Oracle și automatizarea a 95% din procese, Oracle Global Payroll Operations a redus costurile totale cu 22% în doar trei luni.
Rezultate
Migrarea Oracle Global Payroll Operations la Oracle Payroll din OCI a oferit o singură platformă de plată a angajaților, extrem de automatizată și de eficientă. Sistemul conectat gestionează extragerea și prelucrarea datelor, reținerea la sursă a taxelor, raportarea, primirea și furnizarea de răspunsuri la întrebări, printre alte sarcini cheie.
Standardizarea pe Oracle Payroll i-a permis echipei să elimine mai multe remedii manuale. După migrarea în cloud, echipa a automatizat 95% din fluxul de salarizare - reducând costurile totale cu 22% în doar trei luni.
Transferul automat imediat al datelor și fișierelor din Oracle Cloud HCM în Oracle Payroll a redus duratele de rulare a statelor de plată de la 10 sau 12 ore la doar 10 minute. De asemenea, a oferit flexibilitate la modificarea prelucrării și a permis ca Oracle Global Payroll Operations să identifice erorile din statele de plată și să răspundă mai proactiv întrebările angajaților.
Pentru a îmbunătăți timpii de răspuns la întrebările angajaților, echipa a asociat Oracle Payroll la Oracle Service. Astfel, toate întrebările angajaților referitoare la salariu rămân pe o singură platformă - ceea ce permite echipei să răspundă la 58.000 de întrebări și solicitări anual. Angajații oferă cu ușurință feedback privind serviciile pe care le primesc, ceea ce ajută echipa să măsoare calitatea și promptitudinea răspunsurilor și să identifice eventuala nevoie de instruire. De asemenea, echipa distribuie proactiv date privind statele de plată prin intermediul unei pagini web dedicate, accesibile angajaților.
Datorită capacității de raportare automată, echipa a economisit orele de lucru la recalculări retroactive și a redus cu o zi termenul limită obișnuit pentru raportarea statelor de plată. Cu o singură platformă și un model de date cuprinzător, generarea rapoartelor contabile este mai simplă și mai eficientă. Datele sunt disponibile în timp real, iar rapoartele sunt standardizate. Astfel, echipa poate reconcilia la nivel central activități separate de salarizare și date - iar acest lucru era imposibil în vechiul sistem de salarizare.
Conform rolurilor lor, membrii echipei pot configura cu ușurință interfața Oracle Payroll, reducând nevoia de personalizare complexă a ecranului, care consumă mult timp. Analiștii pot vizualiza instantaneu datele și pot interoga rezultatele în mai multe moduri - având la dispoziție opțiuni de detaliere simple, care le permit să rezolve probleme specifice, cum ar fi persoanele juridice sau statutul unic al unei țări sau regiuni.