Oracle simplifică sistemul de plăți bazat pe cloud și reduce durata închiderii cu 30%

Echipa Oracle Source-to-Settle (S2S) gestionează toate procesele privind achizițiile, conturile și rapoartele de cheltuieli din Oracle la nivel global. Anual, cei peste 500 de angajați din echipă procesează facturi și plăți de miliarde de dolari în cinci centre internaționale.

Oracle S2S supraveghează o gamă largă de fluxuri de lucru complexe, inclusiv negocierea contractelor, stabilirea surselor și relațiile cu furnizorii, verificarea furnizorilor și plățile dintre companii. Echipa s-a bazat pe o varietate de sisteme și procese deconectate pentru a supraveghea sarcinile privind obligațiile de plată (AP).

Pentru ca întregul proces AP să decurgă mai rapid și să aibă o vizibilitate și o eficiență mai mare, Oracle S2S a decis să profite de o infrastructură cloud de nivel enterprise, care rulează o suită completă de aplicații pentru afaceri.

Oracle S2S a decis să utilizeze la maximum Oracle Cloud Infrastructure și aplicațiile Oracle Cloud, inclusiv Oracle Cloud Enterprise Resource Planning (ERP), Oracle Cloud Supply Chain Management (SCM) și Oracle Cloud Human Capital Management (HCM). Echipa avea nevoie de funcționalitatea, securitatea și scalarea oferite de soluțiile Oracle pentru companii, a căror eficiență era dovedită. O stivă și un flux de lucru Oracle ar reduce munca manuală a furnizorilor și a membrilor echipei, fără a afecta controalele financiare, corectitudinea sau securitatea, simplificând totodată mentenanța și gestionarea.

Utilizând Oracle Cloud Infrastructure și Oracle Cloud Applications, Oracle S2S a automatizat, conectat și accelerat toate procesele AP - de la simplificarea emiterii facturilor până la execuția unor fluxuri de lucru care acceptă validarea băncilor și plățile către furnizori.

Platforma unică de plăți la nivel global a oferit o varietate de îmbunătățiri clare pentru procesele de plăți externe și între companii. După migrare, 96% din volumele plăților au fost stabilite. Iar pentru 51% din toate tranzacțiile, nu a existat nicio intervenție manuală, de la primirea facturilor până la plata finală.

În plus, Oracle S2S utilizează capacitățile de raportare globală ale platformei pentru a reduce durata lunară de închidere a operațiunilor AP cu 30%, economisind 240 de ore anual. De asemenea, membrii echipei efectuează o închidere virtuală, care le permite să detecteze în avans orice probleme legate de AP.

Noua stivă Oracle integrată și eficientă permite volume ale tranzacțiilor lunare și anuale mai mari decât înainte. Anual, sistemul elimină 11.000 de ore de procesare și înregistrează o creștere cu 15% a vitezei de efectuare a plăților pe loturi. Astfel, pe platforma AP globală se pot efectua 174.000 de plăți către furnizori, în valoare de 16 miliarde USD.

Nivelurile de facturare electronică au crescut cu 7% de la lansare, reducând anual durata facturării cu 6.160 de ore. În prezent, 68% din toate facturile sunt primite digital, permițând o reducere de 5.000 de ore a duratei proceselor de facturare intercompanii. Echipa se ocupă acum de 1.600 de plăți intercompanii, în valoare de 3 miliarde USD.

În plus, Oracle S2S rambursează și 103 milioane USD pentru 462.000 de deconturi de cheltuieli anuale, economisind 2.080 de ore. Deoarece sistemul este flexibil, poate recunoaște și procesa facturi personalizate și solicitări de plată unice.

Controalele financiare și tranzacționale complet integrate contribuie la crearea unor procese de reconciliere precise. Sistemul semnalează discrepanțele dintre comenzile de achiziții și plățile autorizate, achitând doar facturile aprobate pentru cheltuieli. Stiva Oracle acceptă și segregarea sarcinilor între analiștii de facturi și plăți, cu audituri trimestriale pentru a susține cele mai bune practici de securitate.