Le Centre médical de l’université du Tennessee optimise le flux des patients et des ressources
Écoutez comment le centre de soins de santé a utilisé la technologie Oracle Health pour prendre en charge les décisions sur le flux des patients dont l’état est critique, afin de gérer la disponibilité des lits pour sa communauté.
“CareAware Patient Flow est la meilleure solution pour répondre à nos besoins. Il nous a aidés à réaliser que plus de la moitié du temps et des efforts manuels que nous passions précédemment pour le flux des patients n’étaient pas nécessaires. Nous pouvons maintenant transférer certaines de ces heures vers un travail à plus haute valeur. ”
En 2010, les membres de l’équipe du Centre médical de l’université du Tennessee ont débuté une mission : identifier et éliminer les processus inutiles tout en réduisant les heures équivalentes à temps plein (ETP) redondantes et en rétablissant leur priorité. Après presque une décennie de travail orienté vers l’amélioration de l’efficacité, les dirigeants du centre médical de Knoxville, basé au Tennessee, sont passés à une étape ultérieure par la mise en place du CareAware Capacity Management (gestion de la capacité de CareAware). Collectivement, les produits donnent membre de l’équipe une connaissance de la situation permettant d’identifier les embouteillages de flux de patients et d’y répondre en jumelant le tableau de bord de l’entreprise à une gestion automatisée des lits.
“Au début de ce projet, nous avons développé notre partenariat existant avec le centre pour nous assurer de mettre en œuvre l’approche du modèle. Les deux parties devaient donc participer à parts égales dans leurs réflexions et leurs idées,” nous dit Devin Fladd, gestionnaire de l’ingénierie des processus.
La mise en œuvre incluait CareAware Patient Flow, CareAware Care View, CareAware Transfer Center et Command Center Dashboard.
Les dirigeants avaient établi la date d’entrée en service pour le 1er décembre 2020, ne sachant pas que ce même jour, le centre médical de l’université du Tennessee subirait une intensification de la COVID-19.
“CareAware Capacity Management nous a permis de décentraliser physiquement tout en maintenant une présence numérique coordonnée, ,” nous dit Fladd. “CareAware CareView et CareAware Patient Flow nous ont permis d’utiliser et de voir les attributs COVID, donc, non seulement les cliniciens sur les étages visionnaient leur panneau CareView pour être informés des patients positifs et de ceux en attente, mais la radiologie, les services environnementaux (EVS), le transport des patients et d’autres membres de l’équipe étaient informés de l’état des patients au même moment.”
Des informations presque en temps réel ont aidé les équipes du Centre médical de l’université du Tennessee à prendre des décisions critiques sur le flux de patients à tout moment de la journée, afin de maintenir la disponibilité des lits pour leur communauté. "Parfois nous travaillions sur le flux en prenant des décisions littéralement chaque heure pour nos patients de l’unité de soins intensifs, et ce jusqu’à 23 heures ou minuit, car nous avons l’effet domino, si ce patient aux soins intensifs passe au lit de soins de courte durée, le prochain patient peut passer au lit de soins intensifs", nous dit Lindsey Jennings, directeur du centre des opérations.
Après avoir remanié et automatisé les processus de flux des patients dans la gestion de capacités, le centre de logistique du Centre médical de l’université du Tennessee a bénéficié d’une réduction de 50 % des heures travaillées.[1] Cela incluait une chute de 116 à 56 heures par jour.
La proximité de la gestion de capacité et l’algorithme de répartition basé sur des règles ont aidé le centre de logistique à répartir de manière effective et efficace les membres de l’équipe (transport et EVS) sur la base des besoins prioritaires du système de santé.
“Le raffinement a pris un peu de temps, mais l’optimisation de la proximité et nos compétences en matière de connaissances nous ont permis de réaliser les résultats souhaités,” nous dit Fladd.
Le remaniement du processus et la nouvelle technologie ont permis au personnel du Centre médical de l’université du Tennessee de réaffecter les heures vers des zones plus appropriées en réduisant les redondances.
“Avant la mise en œuvre, le transport et les EVS étaient répartis depuis des listes manuelles. Un transport exigeait un appel téléphonique et cette ligne téléphonique était souvent occupée. La gestion de la capacité a créé un modèle de libre-service qui réduit le gaspillage des demandes de services,” nous dit Fladd.
“CareAware Patient Flow est la meilleure solution pour répondre à nos besoins. Il nous a aidés à réaliser que plus de la moitié du temps et des efforts manuels que nous passions précédemment pour le flux des patients n’étaient pas nécessaires. Nous pouvons maintenant transférer certaines de ces heures vers un travail à plus haute valeur. "
En plus de répondre aux flux des patients, le Centre médical de l’université du Tennessee a utilisé CareAware Transfer Center pour faciliter la coordination des demandes d’admission provenant d’autres institutions de soins de santé. Avant, l’organisation documentait les refus sur papier, maintenant CareAware Transfer Center permet une saisie de données qui n’était pas possible auparavant.
“Nous sommes passés du papier au numérique, ce qui a largement facilité notre production de rapports. Nous pouvons maintenant tous travailler sur des cas de la même manière ,” nous dit Fladd.
D’une manière générale, Command Center Dashboard et Real-Time-Health System facilitent l’amélioration des processus.
“Nous commençons à évoluer. Nous avons adopté la technologie et conçu nos processus en fonction de cette technologie ,” nous dit Fladd. “Cela fait partie de notre culture et de l’attente de l’équipe d’animation principale.”
1Comparaison de 116 heures ETP par jour du 1er janvier 2020 au 1er décembre 2020, à 56 heures ETP par jour du 1er décembre 2020 jusqu’à présent.