Oracle oszczędza czas, pieniądze i pracę dzięki globalnej aktualizacji chmury płacowej

Oracle Global Payroll Operations rocznie przetwarza wynagrodzenia o wartości 10 mld USD i podatki o wartości 5 mld USD dla 133 000 pracowników Oracle. Jednostka składa się ze 155 specjalistów pracujących w pięciu centrach regionalnych, którzy zarządzają wynagrodzeniami i świadczeniami 163 podmiotów prawnych w 17 językach.

Zespół korzystał z różnych rozwiązań do wdrożenia globalnej listy płac i związanych z nią przepływów pracy. Tylko około 40% procesów przesyłania i udostępniania danych było zautomatyzowanych. Pozostałe 60% wymagało podatnego na błędy ręcznego pobierania informacji z systemu płacowego innej firmy. Zespół wczytywał również dane z wielu niepołączonych formularzy, w tym wiadomości e-mail, dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i plików PDF.

Oznaczało to, że zespół tracił czas i wysiłki na rutynowe i oddzielne procesy, co powodowało, że niektóre jednostki biznesowe nie dotrzymywały terminów wypłat. Brak integracji i ograniczone możliwości poszczególnych starszych systemów powodowały opóźnienia w pracy zespołów wewnętrznych, a nawet zagrażały ogólnej dokładności i terminowości płac.

Zespół odpowiedzialny za płace postanowił przejść na stos technologii i aplikacji w chmurze Oracle, aby uzyskać zestandaryzowany i wydajny system płacowy. Posiadanie wielu potężnych funkcji opartych na chmurze w jednym pakiecie produktów pozwoliłoby zintegrować, przyspieszyć i usprawnić cały proces płacowy.

Potrzebujący konfigurowalnej, bezpiecznej i niezawodnej platformy płacowej, z jednym połączonym zestawem procesów i rozwiązań, dział Oracle Global Payroll Operations zmigrował swoje dane do rozwiązania Oracle Cloud Infrastructure (OCI) i Oracle Fusion Cloud.

Szkieletem systemu jest Oracle Payroll, część Oracle Fusion Cloud Human Capital Management (HCM). Oracle Payroll współdzieli jeden model danych z innymi aplikacjami Oracle Cloud HCM, w tym Oracle Time and Labor oraz Oracle General Ledger. Umożliwia to natychmiastowe i bezproblemowe współdzielenie informacji między przedsiębiorstwami oraz zapewnia standardowy i intuicyjny interfejs dla wielu użytkowników końcowych na różnych stanowiskach. Istnieje również jeden zestaw okresowych poprawek, obejmujący aktualizacje legislacyjne i kwartalne poprawki błędów.

Dodatkowo Oracle Payroll zapewnia wbudowaną korektę błędów, wskazówki dotyczące najlepszych praktyk oraz globalną standaryzację i zgodność z przepisami. Jako pojedyncza, kompletna i bogata w funkcje platforma, stos Oracle obsługuje między innymi również funkcje obsługi płac i podatków w kilkunastu krajach.

Migracja Oracle Global Payroll Operations do Oracle Payroll na platformie OCI zapewniła pojedynczą, wysoce zautomatyzowaną i wydajną platformę płatności pracowniczych. Połączony system zarządza między innymi pobieraniem i przetwarzaniem danych, potrącaniem podatku, raportowaniem oraz przyjmowaniem zapytań i udzielaniem odpowiedzi.

Standaryzacja na platformie Oracle Payroll pozwoliła zespołowi wyeliminować wiele ręcznych rozwiązań tymczasowych. Po wdrożeniu chmury zespół zautomatyzował 95% przepływu płac, zmniejszając ogólne koszty o 22% w ciągu zaledwie trzech miesięcy.

Zautomatyzowane i natychmiastowe przesyłanie danych i plików z Oracle Cloud HCM do Oracle Payroll skróciło czas realizacji listy płac z od 10 do 12 godzin do zaledwie 10 minut. Zapewnia elastyczność w zakresie wprowadzania dowolnych korekt przetwarzania i umożliwia działowi Oracle Global Payroll Operations bardziej proaktywne identyfikowanie błędów w listach płac i odpowiadanie na zapytania pracowników.

Aby poprawić czas odpowiedzi na zapytania pracowników, zespół połączył Oracle Payroll z Oracle Service. W ten sposób wszystkie zapytania dotyczące płac pracowników pozostają na jednej platformie, umożliwiając zespołowi zajęcie się 58 000 pytań i wniosków rocznie. Pracownicy mogą z łatwością przekazać informacje zwrotne na temat otrzymywanych usług, pomóc zespołowi zmierzyć jakość i terminowość odpowiedzi oraz wskazać potencjalne potrzeby szkoleniowe. Zespół proaktywnie udostępnia również dane płacowe za pośrednictwem specjalnej witryny internetowej dostępnej dla pracowników.

Dzięki możliwościom zautomatyzowanego raportowania zespół zaoszczędził wiele godzin pracy na wstecznych obliczeniach i skrócił o jeden dzień termin regularnego raportowania płac. Dzięki jednej kompleksowej platformie i modelowi danych generowanie raportów księgowych jest prostsze i efektywniejsze. Dane są dostępne w czasie rzeczywistym, a wszystkie sprawozdania są zestandaryzowane. Dzięki temu zespół może centralnie uzgadniać rozbieżne działania i dane dotyczące płac, co było niemożliwe w starym systemie płacowym.

Członkowie zespołu mogą w prosty sposób konfigurować interfejs Oracle Payroll w zależności od pełnionych przez siebie ról, co ogranicza konieczność skomplikowanego i czasochłonnego dostosowywania ekranów. Analitycy mogą natychmiast i na wiele sposobów przeglądać dane i wyniki dzięki usprawnionym opcjom uszczegóławiania, które pozwalają im zagłębić się w konkretne zagadnienia, takie jak podmioty prawne lub unikalne przepisy ustawowe obowiązujące w danym kraju lub regionie.