Oracle usprawnia oparty na chmurze system rozliczeń z dostawcami, skracając czas zamknięcia o 30%

Zespół Oracle Source-to-Settle (S2S) zarządza wszystkimi procesami związanymi z zakupami, rozliczeniami i zwrotem wydatków w Oracle na całym świecie. Rocznie ponad 500 pracowników zespołu przetwarza miliardy dolarów zawartych w fakturach i płatnościach w pięciu międzynarodowych centrach.

Oracle S2S nadzoruje wiele złożonych procesów roboczych, w tym negocjacje umów, zaopatrzenie i relacje z dostawcami, badania due diligence dostawców oraz płatności między przedsiębiorstwami. Zespół korzystał z różnych, oderwanych od siebie systemów i procesów do nadzorowania zadań związanych z rozliczeniami z dostawcami.

Aby cały proces rozliczeń z dostawcami działał szybciej oraz był bardziej przejrzysty i wydajny, zespół Oracle S2S postanowił skorzystać z potężnej infrastruktury chmury, w której działa pełen pakiet aplikacji biznesowych.

Oracle S2S postanowiło w pełni wykorzystać infrastrukturę Oracle Cloud oraz aplikacje Oracle Cloud, w tym Oracle Cloud Enterprise Resource Planning (ERP), Oracle Cloud Supply Chain Management (SCM) oraz Oracle Cloud Human Capital Management (HCM). Zespół potrzebował sprawdzonej funkcjonalności, bezpieczeństwa i skali Oracle na poziomie przedsiębiorstwa. System oparty w całości na rozwiązaniach Oracle i przepływach pracy ograniczyłby ręczną pracę dostawców i członków zespołu bez uszczerbku dla środków kontroli finansowej, dokładności lub bezpieczeństwa — a wszystko to przy jednoczesnym uproszczeniu konserwacji i zarządzania.

Korzystając z Oracle Cloud Infrastructure i Oracle Cloud Applications, Oracle S2S zautomatyzował, połączył i przyspieszył kompleksowe procesy rozliczeń z dostawcami — usprawniono tworzenie faktur, a także realizację przepływów pracy obsługujących walidację bankową i płatności dla dostawców.

Pojedyncza globalna platforma płatnicza oznaczała wiele widocznych usprawnień zarówno w procesach płatności zewnętrznych, jak i między przedsiębiorstwami. Po migracji kwoto 96% płatności odbywało się internetowo. 51% wszystkich transakcji nie wymagało ręcznej interwencji, na całej drodze od otrzymania faktury do ostatecznej płatności.

Dodatkowo Oracle S2S wykorzystuje globalne możliwości raportowania platformy do skrócenia miesięcznego czasu rozliczenia z dostawcami do zamknięcia o 30%, zapewniając oszczędność 240 godzin rocznie. Członkowie zespołu wykonują również miękkie zamknięcie, które pozwala im z wyprzedzeniem wykryć wszelkie problemy związane z rozrachunkami z dostawcami.

Nowy zintegrowany i wydajny stos Oracle umożliwia realizację większych niż dotychczas wolumenów miesięcznych i rocznych transakcji. Rocznie system eliminuje 11 000 godzin przetwarzania i rejestruje o 15% większą prędkość konfiguracji partii płatności. Dzięki temu globalna platforma rozliczeń z dostawcami jest w stanie obsłużyć 174 000 płatności dla dostawców o wartości 16 miliardów dolarów.

Poziom fakturowania elektronicznego wzrósł o 7% od momentu uruchomienia, co pozwoliło na skrócenie rocznego procesu fakturowania o 6 160 godzin. Obecnie 68% wszystkich faktur jest otrzymywanych cyfrowo, co pozwala na redukcję o 5 000 godzin procesów związanych z fakturami między przedsiębiorstwami. Zespół rozlicza obecnie 1 600 płatności między przedsiębiorstwami o wartości 3 mld USD.

Dodatkowo Oracle S2S dokonuje również 462 000 zwrotów wydatków o wartości 103 mln USD, co pozwala zaoszczędzić 2 080 godzin. Ponieważ system jest elastyczny, może również rozpoznawać i przetwarzać niestandardowe faktury i niepowtarzalne żądania płatności.

W pełni wbudowane środki kontroli finansowej i transakcji pomagają tworzyć dokładne procesy uzgadniania. System sygnalizuje wszelkie rozbieżności między zamówieniami zakupu a zatwierdzonymi płatnościami i wypłaca tylko kwoty z tytułu faktur zatwierdzonych pod względem wydatków. Stos Oracle obsługuje również podział obowiązków wśród analityków faktur i płatności, a także kwartalne audyty w celu wzmocnienia najlepszych praktyk bezpieczeństwa.