Deutsche Bahn stimuleert HR-procesontwikkeling met Oracle HCM

Deutsche Bahn is de nationale spoorwegmaatschappij van Duitsland en de belangrijkste leverancier van mobiliteits- en logistieke services in het land. Het is een onderdeel van de Deutsche Bahn Group, een particuliere naamloze vennootschap die personenvervoer en infrastructuurservices aanbiedt, ondersteund door 330.000 werknemers op meer dan 2000 locaties in 130 landen.

Als onderdeel van haar bedrijfsmissie 'Strong Rail', die is gericht op klimaatbescherming en groei, was Deutsche Bahn op zoek naar een nieuw HR-prestatiebeheersysteem: een systeem dat HR en bedrijfsactiviteiten kon integreren, de belangrijkste doelstellingen van deze strategie kon koppelen aan de doelstellingen van medewerkers en de prestaties op individueel en bedrijfsniveau kon verbeteren.

Deutsche Bahn wilde ook een tool voor directe feedback, zodat werknemers op alle niveaus feedback konden geven en ontvangen en waardevolle discussies op gang konden brengen.

Daarnaast vond het bedrijf dat de opvolgingsplanning moest worden verbeterd. Dit moest een continu proces zijn waarbij aandacht was voor kandidaten uit alle bedrijfsonderdelen binnen de groep. Het zoeken naar geschikte opvolgers moest worden versneld om te voorkomen dat er maandenlang gaten zouden vallen en dat specifieke, relevante kennis verloren zou gaan in de periode tussen het vertrek van werknemers en het aantreden van nieuwe werknemers.

Een andere uitdaging waar Deutsche Bahn mee te maken kreeg, was de beperkte mate waarin personeel van functie veranderde. Dit gold voor de hele organisatie. Om dit probleem op te lossen, moest Deutsche Bahn de transparantie vergroten bij het zoeken naar carrièremogelijkheden buiten het eigen netwerk van de werknemer, en ook de mogelijkheid bieden aan werknemers om zichzelf voor te dragen.

De belangrijkste factoren bij de beslissing van Deutsche Bahn om Oracle Fusion Cloud Human Capital Management (HCM) te implementeren, waren de beveiliging, flexibiliteit en schaalbaarheid. Het systeem bood medewerkers ook de mogelijkheid om altijd en overal toegang te krijgen tot het volledig digitale platform om HR-taken van begin tot eind uit te voeren.

De expertise van Oracle Consulting bij het uitvoeren van het project 'van idee tot implementatie' was ook belangrijk, evenals de open en betrouwbare relatie die er al was met Deutsche Bahn.

Voor het realiseren van HR-transformatie heeft Deutsche Bahn een systeem (MyPerformance Management of mPM) gebouwd waarin de prestaties van werknemers ten opzichte van strategische doelen kunnen worden bijgehouden. Dit systeem is gebaseerd op Oracle Performance Management. Deze applicatie, die wordt uitgevoerd op Oracle Cloud Infrastructure (OCI), biedt de beveiliging en prestaties die Deutsche Bahn nodig heeft voor ongeveer 200.000 werknemers.

Deutsche Bahn werkte ook samen met Oracle Consulting aan de ontwikkeling van MyImpuls Feedback, een geïntegreerde applicatie gericht op het versterken van de open feedbackcultuur binnen de organisatie. Het laat werknemers spontaan en op elk moment opbouwende feedback geven, ongeacht locatie, hiërarchie of gebied. Werknemers kunnen op verschillende manieren feedback geven, bijvoorbeeld door het toekennen van badges wanneer collega's verdienstelijke handelingen verrichten of uitzonderlijk goed gedrag vertonen. Het aantal feedbackreacties is sinds de lancering van de applicatie in januari 2021 al opgelopen tot 57.000.

Met Oracle Succession Planning heeft het bedrijf de benodigde tijd voor het vervullen van vacatures met meer dan de helft verkort en het personeelsbestand voor verschillende afdelingen versterkt. Ongeveer 80% van de managers heeft nieuwe kandidaten leren kennen met behulp van Oracle Succession Planning. "Tot nu toe hebben onze medewerkers zichzelf ongeveer 10.000 keer voorgedragen voor meer dan 1000 opvolgingsfuncties in het management, waarvan 75% voor een ander bedrijfsonderdeel. Dat is een geweldig tussentijds resultaat", zegt Olaf Petersen, hoofd van het manager- en personeelsontwikkelingsbeleid van de spoorwegmaatschappij.

De HR-transformatie zorgt ervoor dat het personeel kennis en ervaring uit verschillende bedrijfstakken kan combineren om een goede klantervaring te bieden. Het versterkt de samenwerking tussen de bedrijfseenheden van de organisatie en stelt managers in staat ervaring op te doen in verschillende bedrijfseenheden.

"We kunnen de complexiteit illustreren aan de hand van een treinrit van Berlijn naar Frankfurt", zegt Tim Winter, hoofd van het opvolgingsplanningsproject. "Veel verschillende bedrijfsgebieden moeten optimaal samenwerken om die klantervaring te bieden. U koopt een ticket bij onze verkoopafdeling. U loopt over een schoon en veilig treinstation. U wordt begroet door ons personeel bij de trein, die 's nachts is onderhouden. En in Frankfurt stapt u weer uit op een mooi station, dat wordt onderhouden door onze teams. Met andere woorden, waar wij naar streven is juist dat managers dit systeemnetwerk kunnen begrijpen."

Om een succesvolle implementatie van Oracle Cloud HCM door het internationale en mobiele personeel van Deutsche Bahn mogelijk te maken, zorgde Oracle University voor rolgebaseerde begeleiding in de applicatie via Oracle Guided Learning, die volledig configureerbaar en gelokaliseerd was voor de mPM-oplossing van het bedrijf. Zo konden 200.000 medewerkers Oracle Cloud HCM op hun eigen tempo leren toepassen. "Guided Learning van Oracle was belangrijk voor het kwalificeren van ons personeel," aldus Olaf Petersen.

Deutsche Bahn heeft in twee fasen de oplossing MyPerformance Management (mPM) uitgerold. De eerste fase was gericht op 3000 topmanagers en ging van start in juli 2019. De tweede fase werd in januari 2021 gelanceerd voor 200.000 werknemers in Duitsland en Europa. Hiervoor werden ruim 1000 teamsessies en workshops gehouden, zowel digitaal als fysiek, om de implementatiestappen en conceptontwikkeling te bepalen. Tijdens het hele project was Oracle Consulting de voorkeurspartner.